Hoy en día es muy fácil que nuestro correo electrónico se llene de correos que no son más que ruido, que no representan nada ni medio urgente, y nos lleva mucho tiempo clasificarlos y/o deshacernos de ellos. Los gestores de correos tienen un conjunto de herramientas, que nos permiten ganar mucho tiempo gracias a la automatización de tareas de catalogación de correos. Si os sentís esclavos del e-mail, aquí van unas cuantas recomendaciones.
Desde hace tiempo decidí que el mejor gestor de correo que podemos utilizar tanto para nuestra vida profesional como personal, es Gmail.
He utilizado Outlook, Thunderbird (la V3 ha sido un gran paso hacia delante), Entourage y Mail. Y al final me quedo con el interfaz web de Gmail (últimamente hasta su interfaz para móviles me está encantando). Además los gestores tradicionales, tienden a dar problemas cuando el volumen de correos es de GBs (por problema me refiero a que falla, y los pierdes).
Sólo voy a hablar de Gmail, a esto, hay que añadirle Google Talk, Google Calendar y Google Docs, que se asocian con tu cuenta de Gmail, como otras fantásticas aplicaciones de referencia para el día a día.
Para rematar la jugada hace poco se activo la opción de estar logueado en diferentes cuentas desde el mismo navegador, con lo que ya puedes tener cada una en una pestaña, de manera realmente cómoda (hay que activarlo en la configuración de la cuenta, no en la de Gmail).
La configuración la encontrarás en un enlace en la parte superior derecha de tu navegador, es bastante sencillo de configurar una vez sabes lo que quieres hacer.
Filosofía Gmail
No se borra ningún mail, no hace falta, tienes más de 7GB gratuitos para ti. Si se te queda corto, puedes pagar por más espacio.
- El mail llega a “Recibidos” como “No leído”, y a partir de ahí tu eliges, mi consejo es que mantengas el recibidos lo más vacío posible, dejando correos ahí sin catalogar sólo te va a obligar a volver a catalogarlos después. Lo ideal es, leyendolo, o sin leerlo, lo etiquetas, y lo quitas de recibidos (si lo puedes hacer mediante filtros, eso que te ahorras).
- Quitar un correo de “Recibidos” es “Archivarlo”.
- Las respuestas se van agrupando por “Conversaciones”, con lo que mantienes agrupados todos los correos que se van respondiendo unos a otros a modo de cadena.
- En “Todos” tienes todas las conversaciones cronológicamente.
- En “Enviados” tienes todas las cadenas en las que tu hayas enviado un correo.
Como lo uso: A base de filtros en “Recibidos” sólo mantengo lo realmente importante, lo que quiero leer rápido, como si fuese un SMS en el móvil, el resto directamente se cataloga y ya lo veré cuando me parezca (tengo configurado “Varios Recibidos” para organizarlos, más adelante más info).
Yo si borro de vez en cuando todos los correos que catalogo como Publicidad, Redes Sociales, o Empleo. Es tan simple como ir a la etiqueta, seleccionar todos, y borrar.
Un mail “para controlarlos a todos”
Desde Gmail puedes importar tus correos de otras cuentas, mediante POP3, es realmente sencillo. Y también puedes enviarlos como si estuvieses escribiendo desde esas cuentas. Puedes configurar una firma diferente para cada uno ellos.
Esto te permite entre otras cosas importar tu cuenta del trabajo de igual manera que lo harías desde cualquier otro gestor.
Como lo uso: Centralizo todos mis emails en 2 cuentas, una para el trabajo, y otra personal. Desde ellas gestiono 6 emails.
Acceso a tu correo
No tienes tu correo descargado en un PC en casa, o en la oficina, tienes acceso desde cualquier plataforma, y desde cualquier dispositivo que simplemente esté conectado a Internet.
Como lo uso: Desde Android, desde iOS, desde el Mac, desde GNU/Linux, no hay problema en ninguna plataforma…
Respaldo de correos
Sí, copias de seguridad, ese “proposito de año nuevo” de siempre, que ninguno cumplimos, normalmente no pasa nada por perder ciertos datos, pero se puede evitar. Gmail si hace copias de seguridad, invierte mucho dinero anualmente, no perderás ni un correo.
Etiquetado de correos
Fue lo que me hizo cambiarme inicialmente (posteriormente Thunderbird V3 también lo añadió). La forma de clasificar los correos etiquetándolos ter permite añadir el mismo correo a varios “cajones”, de modo que luego es mucho más fácil encontrarlo.
Como lo uso: Esto ya depende de cada uno, y sobretodo del volumen de correos que reciba y lo importante que sea la información que se reciba por este medio. Un ejemplo claro es crear una etiqueta “Publicidad”, donde ir metiendo toda la publicidad que te llega al correo, y quitandola de recibidos automáticamente. Utilizo muchas etiquetas: Amigos, Familia, Cursos, Interesante, Docs&Tutorials…
También utilizo las etiquetas como sistema para priorizar acciones pendientes (es una forma rápida de tener un pequeño
GTD):
Next action
Action
Some Day
Buscador de correos
Gmail, si Gmail de Google, con eso lo digo todo.
Probablemente lo más importante de un gestor de correo es la flexibilidad y la eficiencia de las búsquedas, para permitirte encontrar un correo concreto entre miles de ellos con lo poco que te acuerdes de él. En Gmail la búsqueda es muy potente, rápida y efectiva.
Filtrado de correos
Como los demás gestores, puedes, y debes ir creándote filtros para autocatalogar los correos, limpiar lo que no sea realmente importante de tus recibidos, etc. Una vez creados puedes modificarlos o eliminarlos.
Gmail es bastante flexible a la hora de crear filtros, estas son las opciones para detectar que tipo de correo te llega:
Y estas son las opciones para catalogar los correos filtrados:
Combinaciones de teclas
Hay que activarlas en la configuración. Son muchos, puedes verlos pulsando: ?. Estos son los que utilizo:
- gi: ir a recibidos (go to inbox)
- ga: ir a todos (go to all)
- gl + etiqueta: ir a etiqueta (go to label, con autocompletado).
Más opciones: Labs
Hay muchos Labs realmente interesantes, darían para una entrada de por sí.
Estos son los que tengo habilitados (varios se podrían deshabilitar, pero los hay imprescindibles):
Inconvenientes
Cuando importas correos desde otras cuentas, no se hace tan habitualmente como desde un gestor de correo tradicional, Lo hace automáticamente Gmail según el uso que le estés dando. Puedes forzar esta importación con un click en “Actualizar”.
Para utilizarlo desde el trabajo, no creo que se cumpla la LOPD, porque tu libreta de contactos profesionales debe estar registrada como un fichero por parte de tu empresa (las empresas tienen un fichero en el que se especifica que sus empleados contendrán una libreta de contactos en sus equipos de trabajo), y la agenda de Gmail cabe en esto.
Mi recomendación
- Cataloga todos tus correos: todos deberían ir a una o más de tus etiquetas.
- Cataloga a la primera, nada de dejarlo por catalogar, el esfuerzo será doble, porque tendrás que ponerte una segunda vez.
- Mantén “Recibidos” lo más vacío posible.
- Ve creando filtros poco a poco según te van llegando correos, no hace falta que lo hagas todo de golpe.
- Con el Lab “Varias Bandejas de entrada” puedes crearte varios buzones a tu gusto, pero siempre manteniendo “Recibidos” al mínimo. Uniendo esto a un etiquetado a base de filtros, esta es mi configuracíón actual de “Varias Bandejas de entrada”:
- Aprovecha las etiquetas para marcarte los “TO DO”s y su prioridad. (Some Day – Action – Next Action). Utilizando estas etiquetas así tengo organizado el correo del trabajo:
Tienes un montón de herramientas y de opciones de configuración, lo importante es que juegues con ellas hasta que llegues a una configuración lo mejor posible para tus necesidades.
